Was ist ein Channel Management System?

Wir erklären wichtige Software Fachbegriffe

Ein Channel Management System, auch Channel Manager genannt, ist ein Computer Software Programm, das Hotels und Beherbergungsbetrieben die Arbeit mit den einzelnen OTA's (Online Travel Agents) insofern erleichter, da es die zentrale Verwaltungsstelle von Verfügbarkeiten und Preisen im Internet darstellt.

Die Software erleichtert Hoteliers die Arbeit und reduziert die Gefahr von Überbuchungen, da nur ein einer zentralen Oberfläche / Software gearbeitet wird, und dort werden alle verfügbaren Zimmerkategorien und Raten verwaltet und gepflegt.

Welche Daten verwaltet ein Channel Management System?

  • Freie / Belegte Zimmer eines Hotels
  • die Tagespreise
  • Die Restriktionen zu bestimmen Saisonzeiten, zB Mindestaufenthalte zu Weihnachten, An- und Abreisestopps sowie Stornierungsregeln

Wohin schickt ein Channel Manager seine Daten?

Ein Channel Management System sendet seine Daten an Buchungsplattformen und Hotelreservierungssysteme, wie zum Beispiel die Interalp Webbox, booking.com, Expedia.de, Hotels.com oder GDS Systeme. Dies passiert in Echtzeit, sodass zwischen der Eingabe oder Änderung eines Termins vom Hotelier im Channel Manager bis zur Aktualisierung des Termins zB im Hotelreservierungssystem nur wenige Sekunden vergehen.

Vor dem Einsatz von Channel Management Systemen lief ein Hotelier, der sein Hotel auf mehreren, unabhängigen Buchungsplattformen freigeschalten hatte, Gefahr, für gut nachgefragte Termine wie Weihnachten, Silvester oder die Semesterferien, leicht Überbuchungen zu erhalten, die viele Gäste zur selben Zeit die gleichen Termine buchen wollten. Wenn nun ein Hotelier für 27.12. - 3.1. eine Buchung im Doppelzimmer von der Plattform HRS erhält, und dies ist sein letztes verfügbares Zimmer, so muss er sofort nach Erhalt der Buchungsbestätigung auf seine weiteren, freigeschaltenen Buchungsplattformen wie booking.com oder Expedia.de im Extranet ebendiesen Termin auf "nicht verfügbar" stellen. Falls nicht, ist die Gefahr groß, dasselbe Zimmer nochmals gebucht zu bekommen und so eine Überbuchung im Hotelprogramm stehen zu haben.

Ein Channel Manager löst diese Gefahr auf, indem er als zentrale Verwaltungsstelle innerhalb von Sekunden den gebuchten Termin als Reservierung erfasst, in der Datenbank das letzte Zimmer belegt, und den neuen gesperrten Termin des Doppelzimmern innerhalb von Sekunden an die verbleibenden, geöffneten Online Travel Agents sowie dem hoteleigenen Hotelreservierungssystem sendet.

Welche Daten kann ein Channel Management System empfangen?

Eine Channel Management Software sendet nicht nur Daten in Echtzeit, sondern erhält auch Echtzeitdaten, und zwar in Form von Reservierungen, welche von Gästen auf den Online Travel Agents wie booking.com oder Expedia.de sowie auch auf dem hoteleigenen Hotelreservierungsprogramm (zB über die Webbox) getätigt werden.

Die Software erfasst eine über die Webbox getätigte Buchung, überprüft die Freimeldung im System, und passt daraufhin die entsprechende Verfügbarkeit neu an. Wenn zum Beispiel von 5 Doppelzimmern durch eine Buchung 2 Zimmer gebucht werden, verringert sich die Verfügbarkeit um 2 auf nun 3 verfügbare Doppelzimmer. Diese neue Verfügbarkeit wird in Echtzeit, sprich innerhalb von wenigen Sekunden, an die angeschlossenen Buchungskanäle übermittelt und neu geladen.

Die erhaltene Reservierung wird außerdem als Email Benachrichtigung an das Hotel geschickt, sowie auch optional direkt weiter in das Hotelprogramm geleitet (PMS wie zB Protel, Casablanca oder Fidelio). Dies passiert über sogenannte Two-Way Schnittstellen.

Darüber hinaus kann ein Channel Manager Verfügbarkeiten von Property Management Systemen (PMS) wie Protel oder Fidelio empfangen, sodass der Hotelier seine Verfügbarkeiten nicht mehr direkt im Channel Management System pflegen muss. Lediglich sein Zimmerplan im Hotelreservierungsprogramm muss stets aktuell und auf dem neuesten Stand sein - dadurch überträgt sich in Echtzeit bei jeder Änderung im Plan auch die Verfügbarkeit der jeweiligen Zimmerkategorie im Channel Manager.

One Way Schnittstelle

One Way Schnittstellen bedeuten, das ein Channel Management System Verfügbarkeiten, Preise und Restriktionen an die angeschlossenen Buchungskanäle und das Hotelreservierungsprogramm (zB Webbox) in Echtzeit übermittelt.

Two Way Schnittstelle

Eine Two Way Schnittstelle im Channel Manager bedeutet nichts Anderes als das über einen Weg Verfügbarkeiten, Preise und Restriktionen zu den Buchungskanälen geschickt werden, und über einen weiteren, separaten Weg Reservierungen von den Buchungskanälen zurück in die Channel Management Software übermittelt werden.

Optional: Three Way Schnittstelle

Eine Three Way Schnittstelle im Channel Management System geht noch einen Schritt weiter und sendet Tagespreise zurück an das Hotelprogramm (PMS) , sodass ein einheitliches Preismanagement stattfinden kann. Dies ist vor allem wichtig, wenn ein Hotel oder Beherbergungsbetrieb Yield Management betreibt und regelmäßige, oftmals sogar täglich, geänderte Preisupdates macht.

Wie funktioniert ein Channel Manager ?